Word ファイルのプロパティにも注意

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別のことを書こうとしていたのですが、その過程で Word ファイルの［プロパティ］が厄介であることに、今さらですが気づきました。以下、Office 2003 を前提にした話ですので、最近のバージョンでどうなっているかはわかりません。

「Tips - パス名にもご注意」や、「メモリーに残される情報 - Studio 2009」に書いたように、ファイルにはいろいろな情報が残るものですが、それは Word や Excel などの Office ファイルでも同様です。

そのような情報が書き込まれないように設定するオプションは、いちおう用意されています。Word / Excel で、［ツール］→［オプション］→［セキュリティ］タブを開くと、［保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する］というチェック・ボックスがあります。このオプションのことは、わりとよく知られているので、チェックを外しておくよう推奨しているページもよく見かけます。

ところが、［ファイル］→［プロパティ］で表示される情報のうち、［タイトル］や［テンプレート］に設定される情報はこのオプションの対象外だったようです。

たとえば、、会社名などの入ったテンプレートファイル（.dot）をベースにして文書を作成すると、［タイトル］フィールドにも、いちばん下の［テンプレート］にも、その .dot のファイル名が残ってしまうようです。

［タイトル］のほうはこの［プロパティ］画面で削除して文書を上書き保存すれば消えてくれます。やっかいなのは、［テンプレート］という情報。この画面では編集できないようになっています。

どうするかというと、Word の［ツール］→［テンプレートとアドイン］を操作するのですが、ここからはちょっと話がややこしくなります。また、以下の内容はあくまでも私が試した操作の結果であり、正式な手順かどうか裏はとっていませんのであしからず。

上に書いたように、テンプレートファイルをベースにして文書を作成した場合には、このダイアログの［文書の作成に使用するテンプレート］というフィールドに、そのテンプレートファイルの名前が入っています。これを変えればいいと想像はつくのですが、テンプレートを変えれば当然、文書内のスタイルなども変わってしまいます。それを回避するには、［文書のスタイルを自動的に更新する］のチェックボックスをオフにします。こうすれば、テンプレートを変えても今の文書のスタイルは維持される......はずなのですが。

使用したテンプレートファイルが同じマシン上に存在しない場合には、この方法で OK でした。上のダイアログの［添付...］ボタンをクリックして、たとえば Normal.dot などを選択し、［文書のスタイルを自動的に更新する］のチェックを外して保存すれば、文書のスタイルも維持され、［プロパティ］のテンプレート情報も更新されました。

ところが、使用したテンプレートファイルが同じマシン上に存在すると、［文書のスタイルを自動的に更新する］のチェックを外していても、このダイアログを閉じるだけでスタイルが変わってしまいます。どういう理屈でそうなるのか、まったく不明。

この場合どうするかというと、作成時に使ったテンプレートファイルを別の名前でコピーし、［添付...］でそのコピーを指定するしかありません。これなら、名前は変わってもテンプレートとしての情報が同じだから文書のスタイルが維持されるということです。

いつもながらではありますが、Office の摩訶不思議な仕様のおかげで、今日は半分もつぶれてしまいましたとさ。